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事業單位檔案管理信息化創建思考

所屬欄目:檔案管理論文 發布日期:2018-11-21 10:43:32 論文作者:佚名

當今時代是信息化的時代,各個行業為了提高工作效率,提高經營效益,都不斷的向著信息化的方向發展。對于事業單位的檔案管理工作亦是如此。我國檔案管理領域對于信息化方面已經有了一定的研究,并且其研究的應用也取得了一定的成就。但是與西方發達國家相比,我國檔案管理領域在信息化建設方面還有一定的欠缺。所以,在今后的檔案管理領域的發展中,要加強對檔案管理信息化建設對策的研究,從而研究出更加有利于事業單位檔案管理信息化建設的方法和措施。而要對檔案管理信息化建設的對策進行研究,首先就要明確事業單位檔案管理信息化建設的特點以及其優勢。

1事業單位檔案管理信息化建設的特點及優勢分析

較傳統檔案管理而言,信息網絡及管理軟件的應用,使事業單位檔案管理具有如下特點及優勢:

1.1便于檔案資料永久保存。對于傳統紙質檔案管理工作而言,由于紙質檔案極易受季節及天氣影響,一旦環境潮濕,紙質檔案就會出現發霉等情況,很難長期保存檔案信息,甚至造成重要信息丟失,且不易查詢。檔案信息化管理通過備份檔案,將其存儲于電子磁盤中,不僅極大地節約了檔案存儲空間,也不會由于天氣或季節問題而導致檔案信息丟失,最大限度地確保了檔案資料的完整性,實現了永久保存。

1.2便于事業單位管理檔案信息。在傳統管理過程中,檔案資料很多,檔案管理工作繁瑣異常,程序頗多。實現檔案管理信息化后,可通過在數據庫中輸入關鍵字,迅速地查出所需信息,程序簡便,不會其他檔案影響。

1.3本質上改變了檔案管理的方式與途徑,拓展了檔案的職能。將傳統以紙質媒介、人工錄入方式轉變成了網絡平臺為媒介,電子錄入方式,使檔案職能由傳統檔案保存及運用職能,轉變成了信息資源的采集、管理、存儲及相關服務類型,全面推動了事業單位的建設。

2目前我國事業單位檔案管理信息化

建設中存在的問題檔案管理的信息化建設主要包括檔案管理的規劃、管理平臺的有效建設以及對檔案內容的數字化處理。但在當前我國的事業單位檔案信息化管理中,許多事業單位并沒有對檔案的管理工作引起足夠的重視,使得檔案管理在信息化建設中存在著檔案信息更新速度慢,使用率較低和工作人員素質不高等問題,從而影響了檔案信息化管理作用的充分發揮。

2.1檔案管理信息化建設平臺更新速度較慢。目前我國許多事業單位雖然已經建立了較為完整的職工檔案信息管理系統,但在實際的工作中由于缺乏對檔案管理工作的重視,使得檔案管理信息化平臺的模塊設置更新較慢,導致一些新近的職工檔案信息不能得到及時的更新,從而影響事業單位人才的優化管理。

2.2檔案管理信息化建設平臺使用率較低。事業單位進行檔案的信息化管理目的在于通過信息化的檔案管理來降低管理成本和工作量,提高檔案信息資料查詢的快捷性與高效性。但在目前的事業單位檔案管理信息化建設中,檔案管理信息化建設平臺的使用率并不高,影響了信息化平臺作用的發揮。

2.3檔案管理的工作人員綜合素質較低。在事業單位檔案管理的信息化建設中,許多檔案管理人員的專業技能并沒有達到所需要的標準,其綜合素質仍待提高。如許多檔案管理人員對計算機技術缺乏足夠的認識使得他們的知識貯備和專業技能較低,同時由于檔案信息需求量的日益加大,管理人員的服務態度也有待于進一步提高。

3加強和推進我國事業單位信息化檔案管理的對策

從事業單位檔案管理信息化建設的特點和優勢來看,我國事業單位建設信息化的檔案管理是十分有必要的。但是,就我國目前該領域的信息化水平來看,還遠遠不夠。因此,必須要努力加強和推進我國事業單位的信息化檔案管理。

3.1加強檔案管理人員與網絡技術。人員二者之間的合作與工作協調性要保證高效的檔案管理的信息化建設不僅需要網絡技術人員對檔案信息的錄入與更新,還需要管理人員對信息平臺建設的及時維護以及為他人提供優質化的服務。因此,在事業單位的檔案管理信息化建設中要通過有效互通機制的建立來加強檔案管理人員與網絡技術人員的合作,從而確保檔案信息錄入與更新的及時性,促進信息化管理效率的提升。同時在日常的管理中,還要加強對管理人員服務意識的培養,讓他們在工作中更加注重信息管理的規范化,從而為他人提供更好的服務。

3.2加強信息化建設平臺推廣模式的構建。事業單位檔案管理信息化平臺的建設目的在于為廣大的信息需求者提供更優質化的服務,因此,在實際的工作中,事業單位的相關管理部門要加強對檔案管理信息建設平臺的推廣與宣傳,以提升信息化建設平臺的影響力和知名度。同時還要借鑒一些大型企業檔案信息管理的先進經驗,通過信息化建設平臺使用效率的提高來更好地促進事業單位的人才檔案管理信息化建設。

3.3加強對工作人員專業技能的培訓,促進他們綜合素質的提高。檔案工作人員的專業技能和綜合素質在事業單位的檔案管理信息化建設中發揮著重要的作用,工作人員綜合素質的高低直接影響著檔案管理的信息化建設進程。因此,事業單位在進行職工檔案的信息化管理中要加強對相關工作人員專業技能的培訓,讓他們在計算機和信息平臺使用技能的不斷提升中促進自身綜合素質的提高,從而有效地推動檔案管理的信息化建設。以上僅僅只是對加強事業單位檔案管理信息化建設幾個方面的研究。然而,事實上,事業單位檔案管理信息化建設還涉及到很多方面,而僅僅憑借以上幾個方面的研究來促進信息化的建設是遠遠不夠的。因此,對于事業單位檔案管理信息化的建設還需要檔案管理領域專業人士共同致力研究。綜上所述,事業單位檔案管理信息化建設對策的研究對于事業單位的發展和進步有著極為重要的作用。然而,事業單位檔案管理信息化建設涉及的方面很多,且是一項十分復雜的工作,因而嚴重不利于該領域信息化的建設。所以,要加強對檔案管理信息化建設對策的重視和研究,并且要充分的將信息化與事業單位的檔案管理工作相結合,從而研究出更好、更有效的促進事業單位檔案管理信息化建設的方法和措施,促進事業單位在更大程度上的發展和進步。

作者:陳濤 單位:龍江縣總工會

文章標題:事業單位檔案管理信息化創建思考

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